Permanence téléphonique : fonctions, missions et avantages

Actuellement, la qualité de l’accueil téléphonique fait partie des tâches importantes des entreprises puisqu’elle permet de garantir la réussite d’une activité, quel que soit le domaine. En tant qu’entrepreneur, la meilleure façon de soigner votre image auprès de votre clientèle est d’avoir une permanence téléphonique de qualité, disponible et bien organisée. En effet, un standard téléphonique est essentiel dans le milieu professionnel parce qu’il présente des avantages non négligeables sans oublier que vos clients et prospects se feront souvent une opinion de votre entreprise à travers l’accueil téléphonique.

Qu’est-ce qu’une permanence téléphonique ?

Il s’agit d’un service de gestion du secrétariat d’une entreprise et il est proposé par un prestataire extérieur spécialisé dans ce domaine. D’une manière générale, la permanence téléphonique consiste à l’externalisation de la gestion des appels entrants et elle permet également de fournir les informations utiles et importantes aux correspondants.

De ce fait, ce service s’occupe de l’accueil téléphonique d’une entreprise cliente et il renseigne les appelants sur l’entreprise ainsi que les services ou produits qu’elle propose. D’ailleurs ces dernières années, les prestations téléphoniques externalisées pour les sociétés sont en pleine expansion et nombreuses sont les sociétés qui s’y intéressent.

Vous trouverez par exemple une permanence téléphonique à MADAGASCAR si vous prévoyez d’externaliser l’accueil téléphonique de votre entreprise.

Les missions de la permanence téléphonique

Il faut savoir que la réception et la gestion d’appels entrants sont les principales missions d’une permanence téléphonique afin d’assurer la relation client d’une société. De plus, elle répond souvent aux besoins des établissements qui ne sont pas en mesure de prendre des appels téléphoniques.

Elle permet d’élargir les plages horaires du standard téléphonique de la société cliente même durant les jours où l’établissement est fermé. Vous pourrez par exemple demander une disponibilité de 8 h à 20 h du lundi au vendredi et de 8 h à 12 h pour le samedi matin en fonction de vos besoins. D’une manière générale, la permanence téléphonique permet de répondre aux appels destinés à une entreprise ou un cabinet médical.

En plus de la disponibilité, il y a plusieurs paramètres à prendre en compte pour un accueil téléphonique efficace :

  • pas ou très peu d’attente ;
  • un bon message d’accueil ;
  • une musique d’attente agréable ;
  • une prise en charge professionnelle, courtoise et personnalisée ;
  • un opérateur disponible et à l’écoute.

Les principaux avantages de la permanence téléphonique

Même si la réception ou l’émission des appels peut être réalisée en interne, la plupart des entreprises préfèrent confier cette tâche à un prestataire spécialisé dans le domaine. Il faut savoir que la permanence téléphonique présente de nombreux avantages à condition de choisir le bon outsourcer.

Bénéficier d’une main d’œuvre de qualité

Il faut savoir que les opérateurs d’un prestataire en permanence téléphonique sont formés aux exigences du métier et au respect des consignes de l’entreprise cliente. Ils sont en mesure de qualifier chaque appel, garantissent un accueil personnalisé et s’engagent à répondre aux appels dans les moindres délais afin de réduire au minium le nombre d’appels perdus. Une main d’œuvre de qualité permet également de fidéliser ses clients.

Réduire les coûts

L’un des principaux avantages de la permanence téléphonique concerne les coûts liés à sa mise en place et vous pourrez faire des économies allant de 30 à 70 % d’économies sur vos dépenses. Cela s’explique par l’absence de charges salariales puisque vous n’aurez plus à investir dans des matériels coûteux ainsi que dans le recrutement et la formation de nouveaux salariés. En effet, les prestataires en permanence téléphonique disposent déjà de la main-d’œuvre et des équipements nécessaires pour mener à bien leurs missions.

Profiter d’une prestation sur mesure

Comme mentionné plus haut, vous pouvez demander une plage horaire très large et sans interruption pouvant aller de 24 heures sur 24, et ce même durant les week-ends ou les jours fériés. Il faut savoir qu’un prestataire en permanence téléphonique effectue des missions ponctuelles ou permanentes selon les besoins de l’entreprise cliente. Vous profiterez donc d’une prestation sur mesure puisque les prestataires adaptent facilement leurs offres en fonction des demandes et des exigences de l’entreprise cliente.

 

 

 

 

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